Die Einführung von Software Suites wie Microsoft Office SharePoint Server, Lotus Notes oder Livelink von OpenText stellt eine sehr grosse Herausforderung dar. Neben den notwendigen technologischen Voraussetzungen muss vor allem auch die organisationale Reife der Organisation berücksichtigt und gegebenenfalls weiterentwickelt werden.

Wenn die Verantwortung für solche Software-Einführungsprojekte wie häufig überwiegend allein im IT-Bereich liegt, kommt letzterer Punkt nicht selten zu kurz. Eine ineffiziente Nutzung des Systems oder gar ein vollkommenes Scheitern des Projektes drohen. Die im Forschungsprojekt IMPACT (Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies) kooperierenden Partner Kompetenznetzwerk Business 2.0, Prof. Dr. Andrea Back, am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen, Microsoft Services Deutschland sowie Open System Network AG haben sich zum Ziel gesetzt, gemeinsam eine Vorgehensmethode sowie ein Reifegradmodell zur Unterstützung dieser komplexen Einführungsaufgabe zu entwickeln.

Die oben genannten Suites bilden die Funktionalitäten von Portalen, Team Collaboration Support und Content Management integriert ab. Gartner hatte dafür einmal den Begriff „Smart Enterprise Suites“ geprägt, den sie jetzt aber nicht mehr verwenden. Forrester spricht von „Information Workplace Platform„. Seit die Steigerung der Produktivität von Wissensarbeit in den Fokus von Unternehmen gekommen ist, suchen diese vermehrt nach Lösungen, die teils weltweit verteilten Kollaborations- und Kommunikationsprozesse besser zu unterstützen. Technologien des Web 2.0 haben wesentlich zur gestiegenen Benutzerfreundlichkeit dieser Anwendungen beigetragen. Nicht zuletzt deswegen nimmt das Interesse der Unternehmen an derartigen Software Suites stetig zu. Die Einführung dieser Portal-Lösungen obliegt zumeist den IT-Abteilungen, da es sich um ein Softwaresystem handelt. Die umfangreichen technologischen Anforderungen lassen dies auch sinnvoll erscheinen. Vermehrt wird – nicht zuletzt durch teilweise oder vollumfänglich gescheiterte Einführungen – jedoch auch die starke Bedeutung der organisationalen Reife und der bei einem solchen Projekt notwendigen Prozess-, Struktur- und Kulturveränderungen erkannt. Diese spielen jedoch bislang in IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum eine Rolle. IMPACT plant, dies zu ändern. So soll eine Vorgehensmethode entwickelt werden, die den Verantwortlichen für diese Projekte als detaillierter Leitfaden dienen soll. Konkret definierte Lieferobjekte machen die Methode zu einem gut handhabbaren und effizienten Steuerungsinstrument. Neben technisch orientierten Lieferobjekten wie beispielsweise dem Rollenmodell oder Berechtigungskonzept umfasst diese Methode insbesondere auch Lieferobjekte, welche sich auf die organisationalen Veränderungsprozesse beziehen (z.B. die Ausarbeitung von Befähigungskonzepten oder die Veränderung der Arbeitsweise). Generell wird zwischen Lieferobjekten auf den Ebenen „Organizational Adoption“ und „Technical Implementation“ unterschieden. Ferner sind Lieferobjekte auch an den organisationalen Reifegrad eines Unternehmens gekoppelt. So fallen in einem bereits besser auf kollaborative Arbeitsprozesse ausgerichteten Unternehmen gewisse Lieferobjekte nicht mehr an, wenn die dahinter stehenden organisatorischen Veränderungen bereits erfolgt sind. Die Methode passt sich somit flexibel den herrschenden Vorbedingungen im Unternehmen an.

Sowohl die Einführungsmethode als auch das dazugehörige Reifegradmodell liegen seit Juni in einer ersten Version vor, welche derzeit im Rahmen von Fallstudien überprüft und gegebenenfalls ergänzt wird. Erste Anwendungen sind im Jahr 2009 im Rahmen von begleiteten Einführungen von Microsoft SharePoint geplant. Für weitere Fragen zum Forschungsprojekt IMPACT steht Ihnen Stefanie Hain vom Kompetenznetzwerk Business 2.0 (stefanie.hain@unisg.ch) gern zur Verfügung.