Zum Abschluss und zur Abrundung der Synaxon-Reihe beantwortet CEO Frank Roebers diese zwei Fragen mit „JA“:

• Kann man als Führungskraft erfolgreich ein Wiki einführen und treiben, auch wenn man selbst den kollaborativen Arbeitsstil ganz und gar nicht im Blut hat?
• Lebt das Wiki weiter, auch wenn er, der Initiator nicht mehr mitmachen würde?

Besonders bemerkenswerte Aussagen im 3-minütigen Interview sind:

• Für die meisten ist dieses kollaborative Arbeiten eher angelegt in ihrer Persönlichkeit als bei mir.
• Eine Plattform dafür zu schaffen und vor allen Dingen diese endlosen, überflüssigen Hürden der Mitarbeit zu beseitigen, das war für mich das Wichtigste.
• Die meisten Unternehmen befassen sich unglaublich intensiv mit der Frage, wie sie ihre Mitarbeiter zu irgendetwas motivieren können. Ich vertrete die Auffassung, das kann man sich sparen, wenn man wenigstens die Dinge beiseite lässt, die einem bei der Arbeit hindern und demotivieren.

• Rückgängig machen, glaube ich, ist schwer bis unmöglich … weil wir einfach alle gesehen haben, wie wertvoll dieses System ist und wie es uns die Arbeit erleichtert, auch die Informationssuche.
• Wir haben irgendwann einmal eine Schwelle genommen, wo es dann von Einzelnen nicht mehr abhängig ist, und diese Schwelle haben wir ungefähr drei bis vier Monate nach der Einführung genommen.
• Mich braucht in diesem Wiki heute keiner mehr. Da hat sich selber so eine kleine Leistungselite, eine Art Meritokratie gebildet – so eine informelle Hierarchie – die das Wiki von sich aus weiter treibt.

Heute braucht die Synaxon AG keinen Druck mehr, um Mitarbeiter dazu zu bringen, beim Wiki-Arbeitsstil mitzumachen, denn eine grosse Mehrheit sagt: Das ist eine gute Sache.
Anreize setzt allein schon die Mitarbeiterbeurteilung, erfahren wir hier von CEO Frank Roebers: „Ein grosser Teil unserer Mitarbeiterbeurteilung befasst sich mit dem Kommunikationsverhalten und dem Web-2.0-Verhalten, zur Zeit.“ Wie das im Einzelnen aussieht und wirkte erläutert Roebers kurz hier im Gespräch.

In diesem Beitrag hat Frank Roebers, CEO der Synaxon AG, sehr Spannendes über die die Neugestaltung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Wikis zu berichten. Die Wiki-Anwendungen haben in seinem Unternehmen auf diesem Weg zu viel höherer Effektivität und Effizienz geführt. Lassen Sie sich von ihm näher erläutern, warum Synaxon

• durch Wikis so matrixfähig geworden ist, dass die Synergieeffekte bei der Integration von Unternehmensakquisitionen wirkungsvoll zum Tragen kommen,
• im Projektmanagement einen grossen Einsparungseffekt von Ressourcen hat (das ist sozusagen der Bonustrack dieses Videos, denn Wikis in der Projektarbeit sind im Vlog-Titel ja gar nicht erwähnt).

Hier einige Schlüsselaussagen aus diesem inhaltsdichten Gesprächsausschnitt:

1. Integration von Unternehmen
   Das Wiki ist ein wesentlicher Werttreiber in der Akquisition von Unternehmen geworden.
   Heute haben wir eine zentrale Marketingabteilung für alle Marken und eine zentrale Einkaufsabteilung.
   Früher konnte die Marketingabteilung nur sehen was die Marketingabteilung, nicht was die Einkaufsabteilung machte. Wir haben ja Prozesse, die quer durch die Aufbauorganisation laufen. Wenn Sie dann nur über Schnittstellenformulierungen für Wissenstransfer zwischen den Abteilungen sorgen müssen, erhöht das den Aufwand unheimlich, und die Integration von Unternehmen wird sehr schwer. Wenn jeder sowieso jeden Prozessschritt mitverfolgen kann, dann können Sie viel schlanker agieren, dann brauchen Sie nicht mehr so viele Abteilungen, die spezialisiert sind.
2. Wikis im Projektmanagement
   Früher haben die Projektmitglieder ein Verzeichnis gepflegt und haben dort ihre Dokumente gehabt und mussten Versionen- und Schnittstellenmanagement machen. Heute arbeiten alle auf einem Wiki-Artikel.
   Wir machen sogar die Präsentationen mittlerweile ausschliesslich aus dem Wiki, so dass Sie die unglaublich aufwendige Übertragung in Powerpoint nicht noch zusätzlich machen müssen.
   Das spart 20%-30% Zeit im Projekt.
3. Wikis eignen sich generell, wenn viele Abteilungen, viele Menschen gemeinsam an einem Problem arbeiten. Z.B. ein Vertragsabschluss, an dem viele beteiligt sind. Über digitale Signaturen kann man sogar Freizeichnungen machen.

Kaum jemand, der nicht über die viele, teils unproduktive, Zeit klagt, die unsereins die Woche über in Meetings verbringt. Hätten Sie gedacht, dass ein Unternehmenswiki hier Abhilfe schaffen könnte? Das klingt wie ein Wunder, ist aber keines. Frank Roebers, CEO der Synaxon AG, erklärt in knapp einer Minute, wie es zu folgenden Nutzeffekten bei Besprechungen kommt:

• Ganz oft sind Themen aus der Agenda abgearbeitet, bevor das Meeting überhaupt stattfindet,
• sehr oft werden die Besprechungen viel kürzer,
• die Meetings befassen sich mit ganz anderen Themen; da geht es mehr um systemische Dinge, um sehr grundsätzliche Themen, und
• manchmal fallen die Meetings ganz aus.

Um dafür auch in Ihrer Organisation den Boden zu bereiten, sollten Sie erreichen, dass alle Beteiligten Besprechungen grundsätzlich im Wiki vorbereiten. D.h., wenn Sie ein Meeting machen wollen, dann legen Sie einen Wiki-Artikel an und fordern alle Teilnehmer auf, ihre Tagungsordnungspunkte einzutragen. Was sich dann daraus entwickelt? Hören Sie dazu doch den Interviewausschnitt an.